Skilja det interna från externa?

Företag kommunicerar dagligen med sina medarbetare, kunder, investerare och media, där kommunikationen ofta hanteras av olika avdelningar beroende på om det handlar om intern- eller extern kommunikation. Många gånger fördelas även ansvaret för kommunikationen efter olika kanaler som webbplats, sociala medier, press och intranät.

En reflektion, efter att ha jobbat på flera kommunikationsavdelningar på större företag och i vitt skilda branscher, är att vi ibland går miste om helheten när vi drar en skiljelinje mellan internt och externt. Jobbar vi som isolerade öar, i silos, riskerar vi att bilden som vi förmedlar internt inte harmoniserar med hur vi upplevs externt. Det uppstår ett gap mellan vår profil, image och identitet.

Personligen skulle jag mycket hellre se att vi lyfter våra blickar och utgår från helheten och vad som är målet med vår kommunikation. Om vi tillsammans fokuserar mer på integrerad och målgruppsanpassad kommunikation, istället för att dela upp det efter internt eller externt, bidrar det till:

💛En röd tråd i all kommunikation

💛Effektivare kommunikation

💛Ökat förtroende från kunder och medarbetare

💛Större engagemang

💛Minskade kostnader

💛Starkare varumärke 

Hur jobbar ni på företagens kommunikationsavdelningar med intern och extern kommunikation?

Genom dig själv känner du…

Det är lätt att tro att vi vet hur andra kommer att reagera och agera på det som sägs eller skrivs. Vi kan göra antaganden och formulera kreativa budskap i workshops och ändlösa möten med en förhoppning om att de når fram till målgruppen.

Men för att verkligen vara säker på att våra budskap berör, engagerar och leder till handling, behöver vi ta oss tid för att analysera målgruppen på ett djupare plan.

Det gör vi bland annat genom att:

💛 Vara nyfikna

💛 Ställa öppna frågor

💛 Lyssna aktivt både på det som sägs och inte sägs

💛 Reflektera

💛 Provtrycka budskapen

Möter vi människor där de är och strävar efter att etablera förtroendeingivande relationer med målgruppen, har vi alla förutsättningar för att bidra till värdeskapande kommunikation.

Håller du med?

Kaskadmodellens vara eller icke vara!

Under de drygt 25 år som jag jobbat med kommunikation på olika företag och branscher har kaskadmodellen varit den gängse modellen för att kommunicera internt.

Det är på sätt och vis förståeligt att företag och kommunikationsavdelningar vill ha kontroll på kommunikationen och därför väljer att kommunicera uppifrån och ned. Det innebär från högsta ledningen, till linjecheferna och sist i kedjan kommer medarbetarna. Samtidigt är det ett sätt att befästa hierarkiska strukturer och förhållningssätt samt att vi alla vet att information är makt.

Kaskadmodellen utgår från toppen till botten och sedan återkopplas informationen i bästa fall tillbaka till toppen. Men i det verkliga livet, som pågår utanför företagets dörrar, tar vi inte till oss information på det sättet. I vår digitala värld är vi vana vid att själva bestämma och välja ut vad som verkar intressant och som berör oss. Resten ser vi bara som ett brus, ett informationsöverflöd, som är ”nice to know” men som inte på något sätt lämnar ett bestående intryck.

Personligen tror jag på att företagen skulle tjäna på att vara mer modiga och våga släppa på kontrollen. Det innebär inte att budskap ska skapas vitt och brett utan vare sig någon närmare eftertanke eller tydliga mål. Men vi behöver våga testa budskapen och även anpassa dessa vartefter, för att se om budskapen engagerar och gör skillnad på riktigt som får människor att vilja agera.

Många gånger förblir fina ord bara tjusiga ord och floskler genom att de bara bearbetats in i minsta detalj av kommunikationsavdelningen och högsta ledningen istället för att involvera medarbetarna. Företagen har allt att vinna på att ta hjälp av sina medarbetare som ofta är väl insatta i verksamheten. Genom att involvera medarbetarna i ett tidigt stadium, kan de hjälpa verksamheten att utveckla trovärdiga budskap som berör, både internt och externt, och som bidrar till att öka förtroendet för företagets varumärke.

Lösningen är inte en stark kontroll utan snarare att vara i ständig dialog med nuvarande och potentiella medarbetare, kunder, investerare och andra intressenter för att förklara, tolka och i vissa fall omformulera för att skapa förtroendeingivande kommunikation.

Jag är nyfiken på hur ni kommunicerar för att skapa delaktighet i ert företag.

Energigivande möten som berör

Häromdagen var jag på ett välkomstmöte på dotterns nya skola. På scen stod rektorn med ett stort leende och välkomnade oss förväntansfulla föräldrar i en överfylld aula.

Kroppen var rak och stolt. Ansiktet lyste av nyfikenhet och glädje. Rösten var stark och stadig. Orden som kom ur hans mun var tydliga budskap riktade till oss föräldrar. Vi kände oss sedda och viktiga denna varma försommardag. Och framför allt kände vi förtroende för rektorn trots att många av oss inte träffat honom tidigare.

Med tre barn har jag varit på ett antal föräldramöten på olika skolor. Oftast har jag tittat på klockan och önskat att de ska ta slut. Möten som främst utgått från ”man” budskap och där jag matats med information som för mig varit helt ointressant. Det har inte funnits någon energi hos de som presenterat och jag har nästan haft känslan att de inte vill stå där och inte ens själva tror på orden som kommer ur deras mun.

Vad var det då som gjorde att det blev ett så lyckat möte?

Det fanns hela tiden en kontakt mellan rektorn och oss, både genom ögonkontakt och retoriska frågor och svar.
Kroppsspråket överensstämde och förstärkte orden som sades.
Genomgående använde han sig av ”jag” och ”vi” budskap.
Budskapen var tydliga, genomtänkta och riktade till oss föräldrar.
Han var personlig utan att för den delen bli privat.

Allt detta resulterade i en härlig energi i aulan. Vi föräldrar gick därifrån med fjäderlätta steg och ett stort leende på läpparna och med en övertygelse om att det här är en bra skola för våra barn.

Så nästa gång du bjuder in till stormöte eller egentligen till vilket möte som helst, fundera på med vilken känsla du vill att de lämnar ditt möte. Du har allt att vinna på att förbereda dig och din kommunikation för att skapa ett förtroendeingivande första intryck och goda relationer.